Privacybeleid en Cookiebeleid van de Keuringsraad KOAG en KAG
Inleiding
Dit is het privacybeleid van de Stichtingen KOAG en KAG (hierna “de Keuringsraad”). Dit privacybeleid beschrijft hoe de Keuringsraad omgaat met persoonsgegevens en de rechten die degene wiens gegevens het betreft, hebben.
Verwerkingsverantwoordelijke
De Stichtingen KOAG en KAG zijn de Verwerkingsverantwoordelijke als bedoeld in artikel 4 lid 7 AVG. De Stichtingen KOAG en KAG zijn gevestigd aan de Buitenveldertselaan 106, 1081 AB Amsterdam.
De privacy officer kunt u bereiken via telefoonnummer 020-40180686 of per e-mail administratie@koagkag.nl.
Over wie en waarvoor verwerkt de Keuringsraad persoonsgegevens
De lijst met verschillende categorieën persoonsgegevens met de bijbehorende doeleinden die de Keuringsraad verwerkt is als volgt:
a. Aanvragen
In het kader van aanvragen worden de persoonsgegevens zoals ingevuld in het aanvraagformulier verwerkt. Hieronder vallen de persoonsgegevens als voor- en achternaam, telefoonnummer en het e-mailadres.
Voor het in behandeling nemen van aanvragen dient de aanvrager (soms) een financiële vergoeding te betalen (zie Beoordelingsproces). Gegevens worden dan dus ook verwerkt voor het voeren van een financiële administratie.
De grondslagen voor de verwerkingen hiervoor omschreven, zijn 1. het gerechtvaardigd belang dat de Keuringsraad heeft bij het correct behandelen van de aanvragen, mede ten behoeve van het bewaken van de kwaliteit en/of integriteit van reclame.
De Keuringsraad bewaart de hiervoor gemelde gegevens en de dossiers van behandelde aanvragen tot een periode van maximaal zeven jaar
b. Opleidingen en trainingen
Persoonsgegevens van personen die een training willen volgen of een training hebben gevolgd. Dit omvat ook het bijhouden van financiële gegevens van trainingsbijdragen die verschuldigd zijn aan de Keuringsraad. De in dat kader te verwerken persoonsgegevens zijn de volgende: voor- en achternaam, bedrijfsgegevens (indien van toepassing), adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.
De grondslagen voor deze verwerking zijn dat de verwerking van deze persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van de training en het gerechtvaardigd belang van de Keuringsraad.
De bewaartermijn die door de Keuringsraad wordt gehanteerd is maximaal zeven jaar. Indien het bewaren van specifieke gegevens niet meer nodig is voor een van deze grondslagen, zal de Keuringsraad de gegevens eerder wissen.
c. Geïnteresseerden
Persoonsgegevens van personen die de nieuwsbrief per e-mail ontvangen c.q. informatie hebben opgevraagd. Afmelden voor de nieuwsbrief is mogelijk door gebruik te maken van de afmeldknop die u in elke nieuwsbrief aantreft. De te verwerken persoonsgegevens zijn in al deze gevallen de volgende: voor- en achternaam en e-mailadres.
De verwerkingen worden gebaseerd op toestemming. In het geval van een zogenaamde klantrelatie (indien u een cursus volgde bijvoorbeeld of anderszins betaalde diensten afnam van de Keuringsraad) kan de verwerking gebaseerd zijn op het gerechtvaardigd belang van de Keuringsraad.
De bewaartermijn in verband met de nieuwsbrief loopt door zolang u zich niet afmeldt. Na de afmelding zal de Keuringsraad uw gegevens wissen. Indien het bewaren van specifieke gegevens niet meer nodig is voor een van de grondslagen, zal de Keuringsraad de gegevens eerder wissen.
d. Debiteuren
Voor het bijhouden van de debiteurenadministratie verwerkt de Keuringsraad de persoonsgegevens van de debiteuren. De te verwerken persoonsgegevens zijn voor- en achternaam, bedrijfsgegevens (indien van toepassing) adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Het verwerken ten behoeve van de debiteurenadministratie is hiervoor ook al aan de orde geweest onder a. en b. Voor zover nog nodig, geldt de omschrijving hier als aanvulling daarop.
De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, vanwege de verplichting tot het voeren van een adequate administratie.
De bewaartermijn die door de Keuringsraad wordt gehanteerd is maximaal zeven jaar na het laatste contact dan wel zeven jaar na het beëindigen van de registratie. Indien het bewaren van specifieke gegevens niet meer nodig is voor een van deze grondslagen, zal de Keuringsraad de gegevens eerder wissen.
e. Monitoring
De Keuringsraad voert monitoringswerkzaamheden uit waarmee inzicht wordt verkregen of voor het publiek openbare (online) uitingen van adverteerders en/of verspreiders van reclame in overeenstemming zijn met de CPG, CPMH en CAG en eventuele andere brancheafspraken. De monitor is bedoeld om de naleving van zelfregulering te controleren en daarmee verantwoorde reclame te bevorderen. In het kader van de monitoring kunnen persoonsgegevens worden verwerkt, zoals voor- en achternaam, contactgegevens en afbeeldingen van adverteerders (voor zover zij ook als natuurlijk persoon kunnen worden beschouwd) en/of verspreiders van reclame.
De grondslag van deze verwerking is het gerechtvaardigd belang dat de Keuringsraad heeft om haar doelstellingen te realiseren, mede ten behoeve van het bewaken van de kwaliteit en/of integriteit van de Nederlandse gezondheidsreclame.
Uw rechten
Een ieder over wie de Keuringsraad persoonsgegevens verwerkt, heeft het recht om inzage te vragen in de eigen persoonsgegevens. Mochten gegevens feitelijk niet juist zijn, dan kunt u deze gegevens laten corrigeren. Ook heeft u onder omstandigheden recht op gegevensoverdracht , waardoor u de gegevens die de Keuringsraad verwerkt op grond van uw toestemming of op basis van een overeenkomst aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke kunt overdragen. Wilt u uw gegevens bij de Keuringsraad in het geheel laten verwijderen en u heeft nog (financiële) verplichtingen jegens de Keuringsraad, dan neemt de Keuringsraad dat verzoek pas in behandeling vanaf het moment dat er geen sprake is van nog na te komen (financiële) verplichtingen. Hiernaast heeft u recht op beperking van de verwerking indien u de juistheid van de persoonsgegevens die de Keuringsraad verwerkt betwist, of u (terecht) bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking van persoonsgegevens door de Keuringsraad. U heeft tevens het recht om uw toestemming in te trekken, indien de Keuringsraad uw toestemming heeft gevraagd voor een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.
Bescherming van de persoonsgegevens
De Keuringsraad neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van persoonsgegevens tegen te gaan. Alle personen die gelet op hun functie toegang hebben tot uw gegevens hebben een geheimhoudingsplicht.
Cookiebeleid
De Keuringsraad maakt gebruik van analytics (van Google) om inzicht te krijgen in de vraag hoe bezoekers onze website bereiken en hoe de website wordt gebruikt. In verband daarmee wordt via onze website een cookie geplaatst. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd zonder dat uw IP-adres wordt doorgegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google kan die informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht.
De cookies die Google Analytics zet zijn de volgende:
Een cookie die een ID geeft aan de browser. Via dit ID worden de unieke paginabezoeken berekend en worden verder geen persoonsgegevens aan gekoppeld. Aangezien het ID niet vaak hoeft te wijzigen heeft deze een duur van 2 jaar.
Een cookie die de sessie van de gebruiker aanduidt. Als iemand bijvoorbeeld s ’morgens om 9 uur een website bezoekt tot 10 uur is dit één sessie. Wanneer de gebruiker s ’middags om 3 uur nog een keer de website bezoekt is dit een nieuwe sessie. Omdat iemand even kan pauzeren voordat er een nieuwe sessie wordt gestart staat dit cookie op 30 minuten. Als de gebruiker binnen die 30 minuten een andere pagina van dezelfde website bezoekt zal dit cookie opnieuw worden gezet, weer op 30 minuten.
Een cookie die bijhoudt waar de gebruiker vandaan is gekomen. Deze cookie wordt geüpdatet per pagina-weergave en heeft een duur van 6 maanden.
De Keuringsraad en andere websites
Op de websites van de Keuringsraad kunt u links naar andere websites aantreffen. De Keuringsraad kan echter geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens. Lees hiervoor de privacystatement, indien aanwezig, van de site die u bezoekt.
Vragen en klachten
Heeft u na het lezen vragen of opmerkingen over het privacybeleid van de Keuringsraad of een klacht over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt, dan kunt u deze richten aan:
Keuringsraad KOAG/KAG, t.a.v. de directeur, administratie@koagkag.nl.
Ook heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen
De Keuringsraad behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid en/of cookiebeleid. Wij adviseren u dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien de Keuringsraad een belangrijke wijziging doorvoert, die gevolgen heeft voor de wijze waarop de Keuringsraad uw persoonsgegevens verwerkt, dan zullen wij dit kenbaar maken via een berichtgeving op onze website en in de nieuwsbrief.
Datum laatste wijziging: 26 september 2024.